Organización

ORGANIZACIÓN

Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, agrupando las actividades necesarias con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Características

·         Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la organización de que se trate, en función de sus características específicas.

·         Carácter dinámico: toda buena organización se desarrolla permanentemente cambia. Por eso la estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirán en el futuro.

·          Carácter humano: al diseñar la estructura de una organización, se debe tener en cuenta las aptitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el futuro. No es bueno esquematizar primero el organigrama y recién después fijarse quien ocupara cada posición del mismo.

·          El ascenso en la organización: los caracteres dinámico y humano, llevan a un típico problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerárquico a otro. Un hombre puede estar preparado para desempeñar su cargo actual, pero no el inmediato superior.

·         Orientación hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organización sea efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.

·         Asignación de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.

·          Unidad de mando: ningún empleado puede responder a más de un superior, en consecuencia recibirá todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

Elementos esenciales:

·         Meta o finalidad

·         Programa o método para alcanzar las metas

·         Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo más preciado los

·         Recursos Humanos)

·         Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)

·         Administradores (lideres)

Otro autor lo especifica de la siguiente manera:

Principales tipos de organizaciones 

Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en: 

• ·         Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

• ·         Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. 

El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filan trópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. [1] son ejemplos de este tipo de organizaciones. 

Tipo de organización tradicional y moderna 

Antes: estructuras organizacionales rígidas, burocráticas y duraderas

Ahora: estructuras organizacionales dinámicas, flexibles y de carácter virtual.

Antes: el trabajo era rutinario y repetitivo

Ahora: el trabajo es creativo

Organización formal

Este tipo de organizaciones se caracteriza portener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido. 

Organización informal

   Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

    Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

    La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

    Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

Principios 

•  Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

•  Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

• Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

• Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. 

•  Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.

•  Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

•   Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.

• De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

•  Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

  

Planificación estrategica

Evolución Histórica

Sócrates en la Grecia  antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y moverrecursos para alcanzar los objetivos.

Los primeros estudiosos modernos que ligaron el concepto de estrategia a losnegocios fueron Von Neuman y Morgenstern en su obra "la teoría del juego", "una serie de actos que ejecuta una empresa, los cuales son seleccionados de acuerdo con una situación concreta"

En el año 1954 Peter Druker. "la estrategia requiere que los gerentes analicen su situación presente y que la cambien en caso necesario, saber que recursos tiene la empresa y cuáles debería tener".

En 1962 Alfred Chandler. "el elemento que determina las metas básicas de la empresa, a largo plazo, así como la adopción  de cursos de acción y asignación de recursos para alcanzar las metas"

La planeación estratégica surge formalmente a mediados de los años sesenta auspiciada por ellibro de Ansoff (1965), Estrategias Corporativas.

En la década de los sesenta, el término planeación a largo plazo se usó para describir el sistema, pero el proceso de Planificación Estratégica se comenzó a experimentar en Venezuela algo más tarde.

¿Que es la planificación estratégica?

Proceso dinámico lo suficientemente flexible  aplicado como instrumento mediante el estudio fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas para modificarse  y forzarse los planes a fin de responder los cambios circunstanciales ya que las tomas de decisiones se hacen  al momento por ser el  componente intermedio del proceso de planificación, situado entre el pensamiento estratégico y planeación táctica permitiendo identificar y llevar a la practicas los objetivos a largo plazo.

Enfoque Corporativo y Situacional

•      Enfoque Corporativo: el enfoque corporativo es responsabilidad de los Gerentes, implica el proceso interno de definir  los objetivos, estrategias, estructuras, recursos para las distintas áreas de la organización.

•      Enfoque Situacional: busca construir una teoría de las situaciones partiendo discusiones, cálculos y análisis de las acciones, a su vez se crea un grupo para monitorear cualquier crisis que se presente en la organización.

Enfoque Normativo

 Es un modelo de  que se rige por una serie de normas, parámetros, políticas y reglas establecidas para el buen funcionamiento de la organización. Puede conformar estándares, metodologías y métodos para la buena realización de las tareas.

Enfoque Prospectivo

Es un modelo de planificación que se fundamenta en el largo plazo. Supone la visión de un futuro deseado para la organización, es un enfoque de de prevención y anticipación de los problemas.

Enfoque estratégico corporativo

 Se define como un proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de una organización o institución, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

Etapas de la Planificación Estratégica

• Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.

• Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.

• Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.

Tipos de estrategia

•  Estrategias de Integración: son las estrategias en las que la empresa controla la cadena empresarial, hacia adelante controlando los distribuidores, hacia atrás con el control de los proveedores, horizontal controlando los competidores.

•  Estrategias Intensivas: son aquellas que buscan mejorar la posición competitiva de la empresa en el mercado, a través de la penetración en el mercado, el desarrollo del mercado y  desarrollando nuevos productos o servicios o elaborándolos de manera más eficientes.

• Estrategias de Diversificación: este tipo de estrategias buscan crear otra línea de productos o servicios, estén o no relacionadas con los principales productos o servicios de la empresa, incrementando su oferta y llegando a nuevos mercados.

• Estrategias Defensivas: estas estrategias se aplican en caso  de que la empresa se encuentre en riesgo o en caso de entornos que la limiten de cierta forma, así tiene por ejemplo la quiebra, desinversión, la liquidación o un encogimiento (reducción de costos y activos).

Referencias.

http://richardquiveraprimero.blogspot.com/2012/05/conceptos-de-planificacion-est 

 http://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/02/08/enfoques-teoricos-de-la-planificacion-sesion-n-2-30-01-2012-parte-1/ rategicas.html

http://www.monografias.com/trabajos82/planificacion-estrategica-historia/planificacion-estrategica-historia.shtml#ixzz2W3CMY5mX

Planificación (continuación)

Etapas o Fases de la Planificación

• Definir los objetos.

• Establecer premisas y restricciones.

• Analizar la información.

• Desarrollar planes alternativas.

• Elegir el mejor plan.

• Desarrollar planes derivados

• Atender a la ejecución.

Características

• Es un proceso permanente y continuo.

• Está siempre orientada hacia el futuro.

• Busca la racionalidad en la toma de decisiones.

• Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.

• Es sistemática.

• Es una técnica de asignación de recursos.

• Es una técnica cíclica.

• Es una función administrativa que interactúa con las demás.

• Es una técnica de coordinación e integración.

• Es una técnica de cambio e innovación.

Objetivos o metas

Son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales, se puede considerar a largo, mediano y corto plazo, generales y especifico.

     Aunque se debe hacer énfasis principalmente en si son verificables o cuantificables ya que facilita la medición.

Importancia 

La planeación es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.

La planeación es importante porque reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables.

La planeación, no sólo en el campo de la producción, es económica sino en la generalidad de todos los planes de la dirección, debido a que la planeación contribuye a la ordenación de las actividades, a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.

La planeación es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización.

Una vez que el administrador termina la fase de la planeación no queda libre de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando si se desea éxito, porque las organizaciones están cambiando en forma permanente, influidas por su medio ambiente.

Vinculación con las organizaciones

La planificación es el proceso mediante la cual se decide la direccionalidad de las organizaciones. Se fijan objetivos futuros y se trazan trayectorias para la con-secución de tales objetivos. También, la planificación permite el equilibrio adaptativo de la organización a su entorno procurando responder eficientemente a las demandas ambientales a partir de un flujo constante de información.

La lógica general de la planificación

• Equilibrar la racionalidad conceptual y la racionalidad práctica.

• Articular de manera eficaz el análisis, la formulación y la implementación de la estrategia.

• Dotar de mayor flexibilidad interna (menos burocracia) al sistema de planificación

• Dar una mayor valorización al rol estratégico respecto al budgeting y al contro

• El proceso debe implementar instrumentos y técnicas "easy to see and to use".

• El proceso debe integrar flujos "bottom down" y "top down" donde incluir cada nivel del management y consentir un continuo flujo a dos vías en toda la línea jerárquica de la organización.

• Los objetivos del sistema de planificación deben estar conectados con el sistema de incentivos, sobretodo en la gestión pública.

Las Políticas, Planes, Programas, Proyectos y Actividades

 POLÍTICAS

Las políticas son el conjunto de decisiones, principios y normas que orientan a la acción, definiendo objetivos y metas precisas a legitimar y ejercer el poder y la autoridad que conduzcan a satisfacer determinadas necesidades de una país, sector, institución, empresas, etc.

     El planteamiento de las políticas debe tener:

•  Una clara definición de su razón, su misión, y los objetivos a cumplir que preceden al desarrollo de los planes y programas.
•  Una directiva de acción, un compromiso de apartación de fondos, de personal o de ambos.
•  Aval para la ejecución de la política.
• Los objetivos y las estrategias.

Todo esto se concreta con planes, programas y proyectos.

PLANES

 Los planes son un esquema general de acción que define las prioridades, los lineamientos básicos de una gestión y el alcance de las funciones, para un lapso que, convencionalmente puede ser el período de una administración. Para facilitar el manejo de estas acciones, los planes se descomponen en programas y proyectos.

 PROGRAMAS

     Los programas son un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en agrupaciones de proyectos que se relacionan entre sí y se desarrollan en forma simultánea o sucesiva, con los recursos necesarios y con la finalidad de alcanzar los objetivos determinados, todo esto configurado desde un plan.

 PROYECTOS
     Son un conjunto de decisiones operativas y de actividades interrelacionadas y coordinadas hacia un objetivo particular, se considera como la estrategia operativa de gestión para ejecutar los planes y programas.

 ACTIVIDADES

     Es la acción que tiene el máximo grado de concreación y especificidad, a través de la cual, junto con otras actividades se realiza un proyecto.

Toma de decisiones estratégicas

La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, entre otros.
Es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).

Para tomar una decisión, no importa su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución; en algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente

    

Planificación

La planificación 

Es el proceso para alcanzar algunas metas, tomando en cuenta los factores internos y externos, de este modo minimizares la incertidumbre, asi como nos facilita saber ( cuando, donde,quien, porque y como se realizara).

Naturaleza de la planeación

La necesidad de planear dentro de las instituciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar alguien que no esté de acuerdo con ella. Pero es difícil que esta planeación sea útil, porque es una de las actividades de la administración más arduas y complejas que se realizan.

La planeación es una forma especial de toma de decisiones y lo es por tres aspectos.

•  La planeación es algo que hacemos antes de iniciar una acción; o sea es una toma de decisiones anticipada.

• La planeación es necesaria cuando el hecho futuro que deseamos implica un conjunto de decisiones relacionadas entre sí; esto es un sistema de decisiones.

•  La planeación es un proceso que dirige a la institución a uno o varios estados futuros deseados y que no es posible que ocurran a menos que se haga algo. La planeación se  re ocupa por evitar las acciones incorrectas así como por reducir los fracasos y aprovechar las oportunidades.

Ventajas

• Requiere actividades con orden y propósito:

Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. Se minimiza el trabajo no productivo. Se destaca la utilidad del logro. La diferencia es la utilidad del logro. La planeación distingue entre la acción y el logro.

• Señala la necesidad de cambios futuros:

La planeación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave para posible participación. Capacita al gerente a evitar la entropía o tendencia a dejar que las cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podrían ser, no como son.

•Contesta a las preguntas "y qué paso sí…":

Tales preguntas permiten al que hace la planeación ver, a través de una complejidad de variables que afectan a la acción que desea emprender.

• Proporciona una base para el control:

Por medio de la planeación, se determinan las fechas críticas desde el principio y se fijan la terminación de cada actividad y las normas de desempeño, estas sirven de base de control.

• Ayuda al gerente a obtener status:

La planeación adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a dirección confiada y agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus esfuerzos.

Desventajas

• La planeación esta limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.

• La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real

• La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

• La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.

• La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.

• La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios.

El tiempo y la planeación

El tiempo: es un componente esencial de un plan. Determina que se debe hacer, cuando y dentro de los limites de tiempo en los que se efectuaran. Al hablar del tiempo en la planificación debemos saber que se dividen en tres paso.

• Planeación a corto plazo: 1 año
•  Planeación a mediano plazo:de un 1 año a 3 años.
• Planeación a largo  plazo: mas de 3 años.

La planeación: este incluye el uso de políticas y procedimientos, puesto que esto ayuda a efectuar el trabajo que se pretende. Es importante mantener el equilibrio en los diversos planes de la empresa.

Alcance

Ninguna empresa puede alcanzar buen éxito, si no tiene una administración competente. La obtención de resultados mediante esfuerzos de otros, requiere normalmente de planeación. Un administrador, debe planear los esfuerzos que le permitan alcanzar los resultados deseados. 

Por lo que planear, es tan importante como hacer, porque: 

•  La eficiencia es resultado del orden no puede venir del acoso ni de la improvisación. 
•  Así como en la parte dinámica, lo central es dirigir, en la parte mecánica, lo básico es planear: si administrar es “hacer a través de otros”, necesitamos primero hacer planes sobre la forma como esa acción habrá de coordinarse. 
• El objetivo no se lograría si los planes no se detallaran, para que pueda ser registrado íntegra y eficazmente; lo que en la previsión, se descubrió como posible y conveniente; se afina y corrige en la planeación. 
•  Todo plan, tiende a ser económico, desgraciadamente no lo parece porque todo plan consume, ya que por lo distante de su realización, puede resultar innecesario. 
•  Todo control es imposible si no se compara con un plan previo. Sin plan, se trabaja a ciegas. 

La planeación estratégica, es fundamental, además de ser básica para otras funciones administrativas (organización, ejecución y control). 

Principios de la planeación

• Principio de la universalidad.

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

• Principio de racionalidad.

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos

guía a la acción.

• El principio de la precisión.

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, planes precisos

• El principio de la flexibilidad.

todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

• El principio de previsión.

Esto se realiza con los antecedentes de la organización.

• El principio de la unidad.

Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

• El principio de factibilidad.

Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente

• El principio de compromiso.

La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión.

• Principio de factor limitante.

En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa.

• Principio de inherencia.

La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración.

Clases de planificación

• Estratégico: esta diseñadp àra satisfacer las metas generales de las organizaciones, (largo plazo).

• Tactico: (mediano plazo).

• Operativo: Define las misiones de la empresa (corto plazo).

Elementos de la planificación

La planificación propiamente dicha está integrada por los siguientes elementos:

• Diagnóstico de la Realidad que se Estudiará
• Identificación y Descripción del Tema o Problema
• Formulación de Objetivos
• Determinación de las Metas
• Metodología
• Ejecución y Evaluación